PREGUNTAS FRECUENTES

DocumentosWeb es una red social empresarial de intercambio de documentos.

Las empresas pueden enviar y recibir documentos a sus clientes, proveedores y empleados de la misma manera que funciona un correo electrónico, solo que aquí la relación es entre las empresas y los documentos intercambiados. Estos últimos están organizados de acuerdo con las operaciones que se realizan día a día en las empresas usando papel. DocumentosWeb reemplaza ese papel por documentos electrónicos sin necesidad de mensajeros ni secretarias para ser intercambiados.

Cree una cuenta en el portal, es totalmente gratis.

Solo debe seleccionar el tipo de cuenta y diligenciar sus datos o los de su empresa.

Al registrarse deberá crear una contraseña, que junto con su número de NIT o Cédula, ingresará a DocumentosWeb.com.

Los pasos para recuperar la contraseña son:

1. Digite www.documentosweb.com, haga clic en el botón "ingrese" y posteriormente haga clic en el enlace "¿Olvidó su contraseña?"

2. Ingrese Cédula o NIT y haga clic en el botón "Restablecer". Recibirá un correo electrónico para confirmar la solicitud de cambio de contraseña.

3. Diríjase a la bandeja de entrada del correo que registró en nuestro portal y haga clic en el enlace del mensaje que hemos enviado. Ello lo redireccionará a nuestro portal para ingresar nuevamente su NIT o cédula y su nueva contraseña. Proceda a hacer clic en "cambiar".

4. Su contraseña ha sido cambiada. Puede ingresar a su cuenta con su nueva contraseña.

Existen dos opciones:

1. Es probable que haya registrado su empresa con dígito de verificación (Una de las reglas para registrar la empresa, es registrarla sin dígito de verificación) y el documento de identidad no coincida con el documento de identidad que asoció la empresa que emitió el certificado. Para saber si la registró con ese error, ingrese a la Sala de Chat en línea y un asesor le indicará qué hacer.

2. Efectivamente usted no tiene certifiados, debido a que la empresa que usted supone que le emitió, no lo hizo. Deberá contactarse con ellos.

Puede hacerlo de una de estas dos maneras:

1. Investigar a qué persona le pertenece ese correo y así verificar con ella la contraseña y poder ingresar.

2. Debe contactarse con un asesor por la "Sala de Chat en línea"

Si está a la espera de un documento de otra empresa o persona, puede enviar una solicitud de documento desde la bandeja de entrada de su cuenta en DocumentosWeb.com (incluso si la otra empresa aún no se ha registrado en nuestro portal). Haga clic en la opción "Nuevo", seleccione el tipo de documento a solicitar y haga clic en el botón "solicitar"..

Diligencie los datos requeridos. DocumentosWeb.com le enviará un correo electrónico a dicha empresa informándole acerca de su solicitud y le dará la opción de enviarlo a través del portal.

Existen dos posibilidades: 1. La empresa emisora de sus certificados aún no ha realizado la carga de los mismos. 2. El documento de identidad que usted registró, no coincide con el documento de identidad que la empresa emisora de su documento relacionó en la carga de documentos.

Esto se debe a que está utilizando el navegador mozilla Firefox, le aconsejamos utilizar otro navegador.

Una vez ingrese a su sesión en DocumentosWeb.com, encontrará una Bandeja de Entrada similar a la de un correo electrónico, donde podrá ver los documentos que le han sido enviados a su número de Nit.

Al posicionar el mouse por encima de cualquier documento, se hará visible el ícono "Descargar", haga clic en él y obtendrá su documento instantáneamente.

Todos los documentos pueden ser vistos en pantalla, o descargados en formato PDF si desea imprimirlos y/o conservar una copia de ellos.

Si usted desea enviar documentos a sus clientes, proveedores o empleados, puede hacerlo mediante la opción "Nuevo". Elija el tipo de documento y diligencie los datos del documento. Estos incluirán el nit, razón social del destinatario y opcionalmente, un correo electrónico. Si la empresa ya está registrada, estos datos serán sugeridos automáticamente por el portal.

Si adicionalmente usted adquiere el servicio BASIC o PREMIUM, podrá enviar estos mismos documentos masivamente llenando los datos de todos los documentos en una hoja de cálculo. Al cargarlos usando la opción "Importar", se enviará el documento y una notificación por correo electrónico para que el destinatario descargue el documento.

Diríjase a la bandeja de empresas de DocumentosWeb y digite en el cuadro de búsqueda (ubicado en la parte superior) el nit/Nombre de la empresa que desea encontrar.

Cuando la empresa ya está registrada, puede ver sus datos de contacto, ubicación, régimen impositivo; y si la empresa los suministró, encontrará una copia del RUT y el certificado de Cámara de Comercio.

Al iniciar sesión en su cuenta, haga clic en el botón de configuración (ubicado en la parte superior derecha a un costado de su nombre o el de su empresa) y haga clic en la opción "perfil", en ella podrá ingresar a editar la información de su empresa.

Allí podrá subir una copia de su RUT, certificado de cámara de comercio, pagos de aportes a seguridad social, y otros documentos que normalmente sus clientes y proveedores requieren como parte de la relación comercial.

Sí. Cada uno de los empleados deberá crear una cuenta en DocumentosWeb.com, con su respectivo número de cédula. Luego, desde la cuenta de su empresa, Ingrese a su perfil, y en la opción "Usuarios Autorizados", añada los usuarios autorizados por su número de cédula. Los usuarios autorizados podrán ingresar a la cuenta de la empresa seleccionándola de la lista en la esquina superior derecha de la pantalla de DocumentosWeb.

Claro que sí. Los documentos quedarán almacenados en el Portal y cuando la empresa se registre los podrá ver en su Bandeja de Entrada.

Los Documentos publicados en DocumentosWeb no pueden borrarse una vez enviados, ya que se han convertido en públicos y están disponibles tanto para quién los envió como para quien los recibe. Solamente pueden borrarse los documentos que usted mismo haya cargado mediante la opción "Importar" y todavía estén en la bandeja Borradores.

Cada documento que usted envía o recibe a través de DocumentosWeb permanece almacenado en nuestro portal por un mínimo de dos años garantizados, durante los cuáles podrá consultarlo y descargarlo cuantas veces desee. Hasta ahora no hemos borrado documentos del portal, así que encontrará documentos con más de 5 años de antigüedad. Solo en el momento en que consideremos necesario hacer una depuración, eliminaremos los documentos más antiguos.

Claro que sí. Lo único que necesitará es solicitar la creación de sus formatos de documento por parte de nuestro equipo de Servicio al Cliente. Dependiendo de la complejidad del documento podrá tener un precio. Póngase en contacto con nosotros al (4)444 7292 o (1) 743 2162 y permítanos analizar sus necesidades.

Todas las comunicaciones con nuestro servidores están encriptadas con certificados digitales similares a los que usan los portales de comercio electrónico y los bancos. Adicionalmente contamos con el respaldo de los servicios de seguridad que nos brinda nuestra plataforma en la nube Microsoft Azure.

Nuestro proveedor de infraestructura en la nube es Microsoft Azure. Esto significa que tenemos toda una empresa dedicada unicamente a garantizar que los servidores funcionen correctamente 24 horas al día, 7 días a la semana. Ello es posible porque la infraestructura que tenemos incluye varios servidores espejo para cada componente de nuestro portal que entran en funcionamiento en caso de falla, de manera totalmente transparente para el usuario.